Личное дело работника свидетельство о расторжении брака


Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой. Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя: Подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов; - ведение личного дела: Документы, включаемые в личное дело, можно формально разделить на несколько групп.

Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности работника. В личное дело рекомендуется включать следующие документы: Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата обычно 4 x 6 см. Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Копии документов выписки перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

Забирают ли свидетельство о браке при разводе

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись. Внутренняя опись представляет собой перечень документов, помещенных в личное. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти.

Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель.

Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.

Личное дело сотрудника

Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению.

Полезно знать:
Исковое заявление о расторжении брака и брачного договора

В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге журнале учета личных дел.

Формирование и ведение личного дела

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой: Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Также рекомендуем:
Заявление на взыскание алиментов в судебном порядке

Личное дело формируется в картонной обложке папке-регистраторена которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Состав личного дела

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив.

Как формируется личное дело сотрудника

Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов. Материалы индивидуальных дел в пределах дела тома располагаются в алфавитном порядке пофамильнопри этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем личное дело работника свидетельство о расторжении брака, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Каждое объединенное дело том сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы сведения. Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел.

Оформление личных дел работников: актуальные вопросы

Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Следует отметить, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел например, приобрести несгораемые шкафы.

Личное дело — правила ведения

Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

На практике часто возникает вопрос: В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В соответствии со ст. В связи с этим знакомить работника с его личным делом не только можно, но и. Закон N 152-ФЗ устанавливает доступ работнику к своим персональным данным при обращении либо при получении запроса работника или его законного представителя.

Личное Дело сотрудника

А другая статья в этом же Законе обязывает работодателя как оператора персональных данных при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты получения его запроса.

Но из каждого правила есть исключения. Работодатель может отказать работнику в ознакомлении с личным делом в следующих случаях: При этом отказ работодателя в соответствии со ст.

Во всех иных случаях работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в .

ВИДЕО: Любовь на Два Полюса / Love Between Two Poles. Фильм. StarMedia. Мелодрама